Vedtægter for Witchards Society F.M.B.A.

§1. Foreningens navn og hjemsted

1. Foreningens navn er Witchards Society F.M.B.A.
   
2. Foreningen har hjemsted i Københavns Kommune.

§2. Formål

1. Foreningens formål er at drive virksomhed med drift og afvikling af rollespils arrangementer, workshops, forelæsninger, kurser og kongresser.
   
2. Foreningen er en forening med begrænset ansvar og ingen medlemmer hæfter derfor for foreningens forpligtelser.

§3. Medlemmer

1. Som medlem optages enhver, der anerkender foreningens vedtægter, betaler det fastsatte kontingent og deltager aktivt i foreningens virke.
   
2. Generalforsamlingen kan fastsætte et årligt kontingent ved indtrædelse, og derefter årligt, som alle medlemmer skal betale.
   
3. Bestyrelsen har ret til at ekskludere medlemmer, som virker til skade for foreningen.
   
4. Et medlem kan til enhver tid udtræde af foreningen.

§4. Eksklusion

1. Ethvert medlem, der handler uhæderligt, i strid med foreningens adfærdskodeks eller i strid med bestående vedtægter, kan eksluderes af bestyrelsen.

§5. Kontingent

1. Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling.
   
2. Kontingentet er ved foreningens stiftelse fastsat til €50.

§6. Generalforsamling

1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
   
2. Hvert medlem har en stemme, og ingen medlemmer har særlige rettigheder.
   
3. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt i så god tid, at årsrapporten kan godkendes og indsendes inden for den gældende frist til Erhvervsstyrelsen, og indkaldes af ledelsen med tidligst fire ugers og seneste to ugers varsel ved offentliggørelse på virksomhedens hjemmeside og elektronisk indkaldelse til alle medlemmer med angivelse af dagsorden.
   
4. Bestyrelsen kan vælge at afholde generalforsamling på flere forskellige lokationer, der er i digital kommunikation med hinanden. I så fald udnævner bestyrelsen en lokation til at være primær lokation. I tilfælde af tekniske eller andre vanskeligheder, er beslutninger truffet på den primære lokation der er gældende. Det skal fremgå af indkaldelsen, hvilken lokation der er primær lokation.
   
5. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være modtaget pr e-mail af ledelsen senest 14 dage inden generalforsamlingens afholdelse.
   
6. Et medlem, der ønsker at deltage i en generalforsamling, skal meddele det til virksomheden senest et døgn inden generalforsamlingen afholdes.
   
7. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 
   – Valg af stemmetællere
   – Valg af dirigent
   – Formandens beretning
   – Godkendelse af årsrapporten
   – Behandling af indkomne forslag
   – Fastsættelse af kontingent
   – Godkendelse af budget
   – Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter
   – Eventuelt

8. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med et simpelt flertal. Beslutning om vedtægtsændringer kræver mindst 2/3 af de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer.
   
9. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når ledelsen finder det påkrævet, eller når mindst halvdelen af medlemmerne anmoder herom med motiveret angivelse af forhandlingsemnet. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling til behandling af et bestemt angivet emne indkaldes senest 2 uger efter, at ledelsen finder det påkrævet eller det er forlangt af mindst halvdelen af medlemmerne. Indkaldelse skal ske med samme varsel som den ordinære generalforsamling.
   
10. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset fremmøde.
    
11. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§7. Ledelse

1. Foreningens ledelse består af en bestyrelse, der består af 5 medlemmer.
   
2. Alle medlemmer er valgbare til bestyrelsen.
   
3. Bestyrelsen og evt. suppleanter vælges af generalforsamlingen på foreningens ordinære generalforsamling. Der kan maksimum vælges samme antal suppleanter som ledelsesmedlemmer. Alle valg sker med en valgperiode på 2 år.
   
4. Ledelsen konstituerer sig selv med en formand og fastsætter selv sin forretningsorden.
   
5. Ledelsen mødes mindst en gang om måneden for at gennemgå eksisterende forretning.

§8. Regnskab, revision og udbytte

1. Foreningens regnskabsår går fra den 1. September til den 31. August. Foreningens første regnskabsår går fra 1. April 2023 til 31. August 2023.
   
2. Foreningen har fravalgt revision af årsrapporten.

§9. Tegning og hæftelse 

1. Foreningen tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem.

2. Foreningens medlemmer har intet krav på foreningens formue.
   
3. Overskud fra de aktiviteter, som foreningen varetager, skal anvendes til at fremme foreningens formål. Om fordeling af formue ved likvidation se §10.2.
   
4. Foreningens medlemmer har ikke nogen ejendomsret over noget foreningen tilhørende. Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den til foreningens til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen form for hæftelse, herunder personlig hæftelse, for forpligtelser påhvilende foreningen.

§10. Opløsning

1. Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på to hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf minimum en skal være en ordinær generalforsamling. Til foreningens opløsning kræves, at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for opløsningen.
   
2. Har foreningen overskud ved foreningens opløsning, fordeles formuen efter bestyrelsens beslutning til formål, som kommer det europæiske rollespilsmiljø til gode.